Expert-comptables (+1.1k clients) : déclarations 100% automatisées

Découvre le système que j’ai mis en place

Avant-propos

J’ai ouvert l’accès à mon club d’automatisation Make & IA : formations, soutien 7j/7, lives et automatisations mises en place pour de vrais clients

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Hello 👋

Bienvenue dans cette nouvelle édition de Workflow.

Aujourd’hui je te présente le système que j’ai mis en place au sein d’un cabinet d’expertise-comptable.

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🔎 Contexte

Le cabinet doit réaliser un certain nombre de déclarations pour ses clients (URSSAF, CFE, IS, PVDAG, TVA, etc.).

Certaines déclarations doivent être effectuées à une périodicité définie (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle).

Problème :

• Les comptables doivent suivre toutes les déclarations à faire pour chaque client

• Les comptables passent trop de temps à envoyer des emails aux clients

🎯 Objectif

Créer une interface de gestion complète des déclarations pour :

• Envoyer un mail au client pour lui demander son accord

• Relancer par mail si le client n’a pas répondu au bout de 7 jours

• Envoyer un mail au client lorsque la déclaration a été effectuée

• Afficher l’avancement des collaborateurs pour chaque type de déclaration. Format tableau de bord

• Envoyer un mail récapitulatif tous les 1ers du mois aux collaborateurs comptables résumant : les déclarations non faites les mois précédents & les déclarations à faire ce mois-ci

🚀 Actions

1/ Paramétrage de la base Airtable

On stock ici toutes les données de :

• Collaborateurs

• Clients

• Déclarations

• Statistiques

• Documents

2/ Création de l’interface de gestion

• 1 interface “Tableau de bord” pour suivre l’avancée des déclarations

  

• 11 interfaces de travail → une pour chaque type de déclaration

3 actions possibles :

Demande de déclaration

Relance si besoin

Confirmation de déclaration

3/ Développement des automatisations Make

• [Tous les 1er du mois] Mail récapitulatif aux collaborateurs comptables des déclarations à faire

  

• Envoi des emails aux clients

Les emails doivent être envoyés depuis l’adresse mail des collaborateurs

⭐️ Exemple

• Le collaborateur indique dans l’interface le montant de TVA que le client doit payer

• Le collaborateur clique sur un bouton.

  • Un mail est envoyé au client lui demandant son accord pour que le cabinet effectue le paiement.

  • Si le client ne répond pas → relance

  • Le client est d’accord → le collaborateur remplit la date de déclaration, effectue la déclaration, et envoie un mail de confirmation au client

🏆 Résultats

On passe d’un processus manuel à un processus automatisé :

• Centralisation : toutes les données sont stockées au même endroit

• Aucun oubli : grâce aux notifications et au tableau de bord, les comptables savent où ils en sont

• Gain de temps : tous les emails sont envoyés en 1 clic

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Tu peux retrouver toutes mes ressources (blueprints, prompts, templates, …) dans ma bibliothèque en cliquant sur le lien ci-dessous 👇

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